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Velocidad y conocimiento en compañías en crecimiento

Es una idea extendida que las compañías necesitan ser más veloces para se más competitivas. Lo que se quiere decir con esto es que, si hay mayor velocidad en los procesos de un negocio, los clientes van a preferir la respuesta a ese ritmo que a uno más lento, y que van a preferir una organización más rápida a una que responde con más lentitud a sus peticiones. La velocidad también garantiza que haya más productos por unidad de tiempo, y que se puedan vender más elementos y distribuir en más tiendas o negocios.

En física, la velocidad se define como una medida vectorial del ritmo y la dirección del movimiento. Pero no estamos en clase de física, ¿verdad? Para entrar en materia, es fundamental entender lo que significa la velocidad en el contexto empresarial. La velocidad en los negocios es el tiempo que tarda una empresa en alcanzar ciertos hitos medidos en días, horas o minutos. Es la cantidad de trabajo que se completa en un tiempo determinado. Además, la velocidad existe en todas las funciones empresariales, incluidos los productos o servicios, las ventas y el marketing. (plooto.com)

Sin embargo, es necesario que la velocidad nunca se logre en detrimento de la calidad. Un producto que llega más rápido, pero que tiene una calidad muy baja, es un cliente que seguramente dejará de confiar en la organización. Y, aunque parezca obvio, son muchos los negocios que pierden usuarios porque se aceleran, pero dejan que se pierda la calidad en la atención al cliente o en la efectividad y satisfacción que ofrecen sus productos.

Por eso analistas de tecnología para negocios y asesores siempre insisten en la necesidad de tener un plan claro de cómo se va a lograr la aceleración de la velocidad en una determinada actividad o en un negocio. Sin este modelo claramente planteado, el riesgo de llegar a fallas y pérdidas en la calidad es muy alto, y la aceleración termina convirtiéndose en un dolor de cabeza en lugar de ser una mejora y un crecimiento para la compañía. ¿Cómo se puede lograr elaborar una estrategia exitosa para aumentar la velocidad en nuestro negocio?

Lo más importante en este sentido es cómo se utiliza la información: si la información se convierte en conocimiento, entonces el negocio tiene el activo más importante para plantear cualquier cambio y cualquier mejora, pues el conocimiento ofrece una panorámica completa de cómo se comporta el negocio y de cómo y dónde se pueden introducir elementos que agilicen las actividades, las comunicaciones, las respuestas, etc.: “el conocimiento empresarial es un importante activo estratégico. Es una suma de habilidades, experiencias, capacidades y conocimientos que se crean colectivamente y en los que se basa la empresa. Afecta a todas las actividades de su empresa y a las que la rodean” (nibusinessinfo.co.uk)

BPM para la optimización de procesos

La rapidez no consiste solo en hacer actividades en menor tiempo, sino que, en un negocio, tiene que ver con garantizar que todas las actividades tengan la misma aceleración y que los nexos entre ellas sigan siendo exitosos y efectivos. Si una orden de producto se hace más rápidamente, pero la respuesta a esta no tiene la misma velocidad, se genera un problema. Si la comunicación entre recursos humanos y contabilidad es más rápida, pero esto mismo no pasa entre estas dos dependencias y la gerencia, seguramente habrá malos entendidos en la organización.

Para evitar que estas faltas de alineación ocurran es necesario que la compañía se conozca a sí misma profundamente, que la gerencia reconozca dónde se encuentran los puntos clave de su operación, cuáles son los responsables de cada proceso y en qué momento lo deben desarrollar; que los empelados sepan a dónde exactamente deben recurrir para resolver un problema y cuáles son los procedimientos para hacer requerimientos. Con una panorámica así, es posible empezar a acelerar la operación y que todo el negocio vaya más rápido.

Por eso el conocimiento es clave. El conocimiento solo puede darse si la compañía puede reunir toda su información para tenerla disponible y hacer análisis con el fin de descubrir la estructura verdadera de sus procesos. La razón es que muchas veces la organización no funciona como cree que lo hace, sino que se dan procesos alternos, acciones improvisadas que buscan solucionar inconvenientes, comunicaciones fuera de la línea principal. Acelerar un negocio en esas condiciones es imposible.

Por eso mismo, la automatización es un procedimiento recomendado. La automatización integra todas las acciones y así descubre si hay actividades ocultas o fuera del conocimiento intuitivo de la gerencia y las directivas. Esto brinda mapas completos de cómo se organizan los empleados para interactuar y cuál es la estrategia del negocio y la cultura organizacional que opera espontáneamente. Con la automatización, entonces, se dan las condiciones para el conocimiento, y con el conocimiento puede intentarse una aceleración del negocio.

Esto es lo que hemos visto una y otra vez en nuestra actividad como aliados de muchas organizaciones que han visto cómo mejoran sus procesos, y cómo se acelera toda su actividad sin perder nada de calidad; así, se gana confiabilidad, se ahorra dinero, se gestionan mejor los recursos, etc. La automatización que logra nuestra herramienta Dexon Business Process Management ha sido clave para que muchos negocios puedan ganar velocidad, pero, más importante, llegar a conocer a profundidad las verdaderas posibilidades de su negocio.

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