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¿Qué es el flujo de trabajo?

Las compañías viven hoy en un ambiente muy rápido y cambiante. Tratan de mantenerse al día con las innovaciones y las exigencias del mercado, lo que las obliga a reaccionar rápidamente frente a diferentes circunstancias del mundo y a adaptarse a entornos sorpresivos. Estos cambios fluctuantes afectan la armazón de actividades que usan las compañías para cumplir con sus objetivos. Si este conjunto de actividades, que se constituyen en procesos de negocio y que les brindan los productos a los clientes, se desordenan, se daña la imagen de la compañía frente a los clientes y asociados. Por eso es importante entender qué es el flujo de trabajo.

Con la expresión flujo de trabajo (traducción de workflow) se quiere designar el conjunto de actividades que constituyen los procesos de negocio, que a su vez son las partes de la operación corporativa. Pero, además, y con mayor importancia, se pretende señalar que el conjunto de actividades es un fluir (flow), y que sin ese fluir adecuado todo se entorpece y se frena en el negocio, lo que trae problemas para empleados, gerentes y clientes.

¿Qué significa fluir en relación con un proceso? Como la palabra lo indica, fluir tiene relación con el movimiento de un fluido, un tipo de sustancia que no se separa, sino que es un continuo que se desliza por las superficies sin interrupción y que busca las maneras de adaptarse a las formas en las que se envasa. El agua, por ejemplo, es un fluido, el más importante en nuestra cotidianidad. Así, los procesos deben tender a comportarse como el agua, que se adapta y se mueve sin importar las circunstancias.

Para conseguir que un proceso funciones de manera continua, es importante revisar la manera en que están relacionadas sus partes, es decir, las actividades que lo componen. A partir de ahí, se debe proceder a intentar una automatización de la comunicación entre estas partes, y este es en realidad un proceso simple que puede hacerle ganar al negocio una gran cantidad de mejoras:

La automatización del flujo de trabajo no requiere inicialmente herramientas sofisticadas y tecnologías como el aprendizaje automático o la inteligencia artificial. Las organizaciones pueden empezar poco a poco simplemente mapeando el flujo de trabajo de un proceso determinado y tratando de reducir ineficiencias y repeticiones. No es sabio empezar intentando automatizar los aspectos más críticos, que por lo demás quizás nunca lleguen a automatizarse (processexcellencenetwork.com).

La automatización es una forma en que la tecnología añade valor al flujo de trabajo porque garantiza que realmente haya un fluir, y se asegura de que la comunicación se haga en los tiempos correctos, al ritmo adecuado, sin repetir información, sin demorar respuestas, y recordándole a las personas responsables que deben actuar de cierta manera específica.

Flujo de trabajo y satisfacción de los clientes

El flujo de trabajo es fundamental para brindarles satisfacción a los clientes, porque, como se sabe desde la perspectiva de la organización por procesos, son precisamente los procesos los que determinan lo que los clientes van a recibir y la calidad que tendrá ese producto entregado.

La organización por procesos busca que sean las necesidades mismas de los clientes las que determinen la forma en que se estructura el negocio, y no una estrategia predeterminada que tiene unas bases demasiado rígidas y que no permiten la adaptación. En la organización por procesos se toman los requerimientos del cliente como el punto de partida de la actividad. A partir de lo que este solicita se empieza a trabajar el diseño del flujo de trabajo, y se decide qué es lo prioritario en la búsqueda de brindar la mejor respuesta a quienes confían en la organización.

Así, como se tiene claridad de cómo está estructurado el proceso, se puede automatizar poco a poco el flujo de trabajo para que se entregue el mejor servicio a los clientes. Entonces, se puede automatizar poco a poco cada actividad y lograr un ensamblaje perfecto de los diferentes procesos:

Al iniciar es mejor identificar tareas repetitivas y predecibles y verlas como candidatas a para la automatización, y gradualmente ir quitando tiempo y cosos al optimizar y automatizar estos procesos (processexcellencenetwork.com).

Con un flujo de trabajo automatizado se optimiza toda la operación y así la compañía genera más ganancias con menos trabajo y con mayor satisfacción de quienes participan en los procesos.

La solución más adecuada para empezar y completar una automatización de la compañía es sin duda el Business Process Management. Esta solución presenta un sistema integrado en el que la tecnología informática centraliza toda la información sobre las actividades y así garantiza una automatización perfecta que mejora todo lo que es flujo de trabajo y sus consecuencias.

Dexon BPM es una solución con más de 15 años de experiencia que ha sido y es la aliada perfecta de muchas compañías que la utilizan para optimizar sus procesos, automatizar sus actividades y mejorar la respuesta que brindan a sus clientes. Nuestra experiencia nos permite no solo alcanzar esta automatización, sino recomendar la mejor manera de diseñar y planear el proceso para alcanzar las respuestas que se esperan de la organización.

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