Dexon Software

Principales retos de la automatización de procesos

La cantidad de compañías que empiezan a buscar cómo lograr una automatización de sus procesos mediante la tecnología informática sigue creciendo. Sin embargo, de manera correspondiente, la cantidad de intentos fallidos de automatización también es muy alta. La razón es que muchas organizaciones no consideran, antes de empezar con la implementación de soluciones, todos los retos asociados a la automatización. Si no se planifica correctamente, entonces estos desafíos terminarán por derrotar la transición tecnológica. Por eso queremos compartir cuáles son los principales retos de la automatización de procesos.

Cultura organizacional. El primer reto de la automatización

Lo primero que una organización debe tener presente es que la automatización no puede verse solo como la aplicación de tecnología informática en los procesos, es decir, como un elemento que se añade a la manera habitual de llevar las actividades, pero que no implica ningún otro cambio. En realidad, una automatización es una transformación significativa e involucra a todas las personas que intervienen en la operación.

Por esto, una automatización exitosa necesariamente debe pasar primero por un cambio de mentalidad de las personas que trabajan en la organización. Es decir, debe haber una revisión profunda de la cultura organizacional y de la manera de entender la tecnología como un elemento de potenciación del negocio y sus estructuras básicas: “el reto de escalar la automatización y la IA en una organización a menudo no radica en la tecnología en sí, sino en garantizar que la empresa tenga la cultura adecuada para adoptar los cambios en su entorno de trabajo” (forbes.com).

Una vez que la cultura organizacional ha empezado a transformarse, es necesario que la planificación de la automatización sea acorde con este cambio de mentalidad, pues paradójicamente se ha visto que muchas veces se logra que los empelados estén listos para la automatización y preparados para aprender a usar las nuevas herramientas, pero la implementación resulta limitada y muy corta de miras:

En contraste con la opinión popular, descubrimos que el 57% de los encuestados cree que su productividad aumentaría si se les diera la oportunidad de experimentar con IA y RPA en su trabajo diario. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los proyectos de automatización comienzan como iniciativas para un caso de uso particular y luchan por escalar. (forbes.com)

En conclusión, debe haber una coherencia entre la disposición de las personas en la organización y el alcance de la implementación tecnológica. Sin este ajuste correcto, inevitablemente la automatización tenderá a fracasar.

La automatización y el reto de la precisión

Una vez que la cultura y el ambiente están en su lugar para la automatización, se debe pensar en la precisión, es decir, en esa coherencia que mencionamos más arriba. Con la palabra precisión nos referimos en este caso a determinar con claridad cuáles son los procesos que se van a automatizar y en qué momento del desarrollo corporativo se va a llevar a cabo esta transición. Muchas veces los negocios pierden porque automatizan muy poco o porque automatizan demasiado:

No todos los procesos empresariales deben ser automatizados. Además, no todos los pasos de un proceso son adecuados para la automatización. Cuando una empresa opta por automatizar los que no son adecuados, los resultados pueden ser decepcionantes. Los procesos demasiado sencillos, poco frecuentes, demasiado cambiantes y demasiado cualitativos (que requieren un análisis humano o cualitativo) no deberían automatizarse. (forbes.com)

Es necesario tomar un tiempo para analizar y determinar los procesos y las etapas de la operación corporativa que mejor se adaptan a la automatización y aquellos que van a brindar los mejores rendimientos y valores agregados con el uso de la tecnología:

Los gerentes deben analizar los flujos de trabajo para identificar los posibles candidatos a la automatización. Estos suelen tener pasos rutinarios y repetitivos, flujos de trabajo de gran volumen, soporte de sistemas adecuado y no necesitan mucha intervención humana. Al principio, defina los beneficios que se esperan de la automatización del proceso objetivo. Cuando se es explícito sobre los beneficios, se pueden identificar las posibles decepciones desde el principio. Y cuando lo haga, podrá revisar el proceso seleccionado o los beneficios esperados. (forbes.com)

Esto significa que otra clave para el éxito en la automatización es justamente tener un acompañamiento de parte de quien implementa la solución para que con este conocimiento pueda asesorar a la organización, identificar cuál es la estructura profunda del negocio y aconsejar sobre en qué lugares es mejor intentar la implementación de la automatización.

La solución de automatización Dexon Business Process Management es una ayuda clave para la superación de estos retos. En primer lugar, por ser de fácil uso, hace que la transición de las personas al uso de la tecnología se haga rápidamente, lo que ayuda al cambio en la cultura organizacional. Además, la satisfacción de los usuarios se dará desde el principio, pues la herramienta misma guía a cada persona a un aprendizaje rápido.

En segundo lugar, con la función de modelador de procesos, se puede tener un panorama total de la operación y decidir qué procesos son los que se deben automatizar inicialmente y cómo avanzar paso a paso si se espera lograr una automatización completa o una transformación digital.

Post de interes

Compartir este post

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Utilizamos cookies para garantizar que obtenga la mejor experiencia en nuestro sitio web