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Por qué es importante agilizar el flujo de trabajo

Un negocio es un conjunto de actividades que buscan una meta común: la satisfacción de los clientes. Generalmente, cada una de esas actividades o tareas están a cargo de una persona, o de varias personas, que se encargan de hacer que todo funcione adecuadamente y en los tiempos necesarios para brindar la respuesta a los usuarios del negocio. El flujo de trabajo (en inglés workflow) es un concepto que intenta entender estas actividades como un todo unificado y coherente, para descubrir las relaciones entre ellas, los caminos más eficientes para llegar al resultado deseado y tener una herramienta para la mejora continua. Entonces, ¿qué significa agilizar el flujo de trabajo?

En primer lugar, es necesario entender que la idea misma de flujo de trabajo tiene como su origen un intento de medir y evaluar para mejorar la eficiencia de los procesos corporativos:

El concepto de flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor y Henry Gantt, dos ingenieros mecánicos de principios del siglo XX que trataron de mejorar la eficiencia industrial. Su trabajo dio lugar a los estudios de tiempo y movimiento, que miden el tiempo que tardan los empleados en completar una tarea o una serie de tareas con el fin de encontrar formas de eliminar el movimiento redundante o de despilfarro, definiendo así un proceso que los empleados deben seguir para realizar su trabajo de la forma más eficiente posible. (lucidchart.com)

Entonces, ya desde su mismo origen el objetivo del flujo de trabajo es optimizar, agilizar y hacer más efectivo un negocio, pues teniendo un panorama de las tareas y sus relaciones, es más fácil “agilizar los procesos y garantizar que se asignen las personas adecuadas a las tareas correctas y que haya suficientes recursos para completarlas” (lucidchart.com)

Sin embargo, como todos los términos se van volviendo familiares, se olvida este objetivo inicial y se piensa que el flujo de trabajo no es más que una herramienta para dar tranquilidad a la gerencia que puede usarse o no. La verdad es que el flujo de trabajo es la principal herramienta de un negocio que piensa en crecimiento y competitividad.

Agilizar el flujo de trabajo ya no es una opción

Si en un principio el flujo de trabajo empezó a volverse una buena ayuda para las organizaciones, con el paso a la era digital todas las diferentes formas de aproximarse a la digitalina empezaron a usar el flujo de trabajo: con una visión panorámica, así, la tecnología empezó su proceso de automatización y de transformación de la cultura organizacional en todo el mundo.

Por eso, la competitividad escaló a niveles completamente nuevos en relación con la velocidad y la efectividad, porque el flujo de trabajo se volvió automático y la comunicación se hizo prácticamente inmediata.

Entonces, hoy no solo es importante usar la herramienta del flujo de trabajo, sino que esta debe ser usada para agilizar la operación y la comunicación de las actividades, y para hacerlo necesariamente tiene que usarse la tecnología para negocios que está disponible en la actualidad.

En los años 90, se creó un software de gestión de flujos de trabajo para sustituir los diagramas de flujo de trabajo en papel por diagramas de flujo electrónicos que podían guardarse en un ordenador y actualizarse con unos pocos clics. En el año 2005, los sistemas de gestión de flujos de trabajo basados en software se hicieron más robustos con la incorporación de herramientas de modelado y notación de procesos empresariales (BPMN). (lucidchart.com)

Con esto, lo primero que va a pasar es que se eliminarán todas las actividades innecesarias y obsoletas: “implementar la gestión del flujo de trabajo en sus actividades diarias le permite ver toda la operación de principio a fin. Y le resulta más fácil incorporar cambios para mejorar el flujo de trabajo y deshacerse de pasos, funciones y actividades innecesarias” (lucidchart.com).

Así, lo que ha resultado es una unión perfecta entre el flujo de trabajo y la tecnología informática. Pero, como dijimos, esto hace que agilizar el flujo de trabajo ya no sea una opción, sino una necesidad, porque la velocidad de los negocios a nivel global exige la automatización tecnológica: “Trasladar las tareas de flujo de trabajo y modelado empresarial a sistemas basados en software facilitó mucho a los gestores la realización de cambios en el diagrama y la respuesta a los mismos con unos pocos clics de ratón” (lucidchart.com).

¿Para qué agilizar el flujo de trabajo?: simplemente para poder estar en el ritmo del mundo, pues la tecnología está haciendo esta aceleración, querámoslo o no.

Por eso, la solución Dexon Business Process Management busca dar apoyo a los negocios que quieren tomar la tecnología para negocios e implementarla para agilizar su operación mediante el uso inteligente de la automatización del flujo de trabajo. De esta forma, nuestros clientes se alinean con el ritmo de los negocios del mundo y ofrecen a sus clientes resultados y productos de la mejor calidad. Además, con esto queremos ayudar a convertir la tecnología en un aliado de todos los participantes de la operación y no en una amenaza o un límite. Agilizar el flujo de trabajo con Dexon BPM es una manera de decidir crecer como compañía.

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