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La importancia de automatizar la gestión documental

La gestión documental comenzó como una función simple y básica para la organización de la documentación en una empresa. Al principio, algunas organizaciones la adquirieron para una función básica dentro de una pequeña parte del proceso completo de la empresa, y poco a poco, sin ser totalmente conscientes de ello, la solución se convirtió en una parte fundamental de la automatización de toda la operación. Ahora, la importancia de la gestión documental ha crecido y se considera un aspecto esencial de cualquier operación empresarial.

Actualmente, hay muchas empresas que utilizan soluciones de gestión documental como parte fundamental de su conjunto de soluciones empresariales. Hay algunas razones claras para este nuevo papel de la solución, básicamente basadas en las ventajas de las TI.

Un sistema de gestión documental es un paso fundamental en la automatización de los procesos empresariales. Timeshatter, una consultora de negociaciones de tiempo compartido, recurrió a un sistema de gestión de documentos para mejorar los complejos flujos de trabajo en torno a los contratos de tiempo compartido. La implantación de un sistema de gestión de documentos ayudó a eliminar los errores humanos, según Brian Donovan, director general de Timeshatter. También mejoró el acceso y redujo el tiempo dedicado a rebuscar en los archivadores para encontrar los documentos. (searchcontentmanagement.techtarget.com)

Ventajas de la automatización de la gestión documental

En primer lugar, hay que entender que la documentación en una empresa no es solo un conjunto de papeles con información que puede ser almacenada y olvidada; de hecho, la documentación es donde se encuentra la información esencial -entendiendo por esencial aquella que puede ser utilizada para optimizar el funcionamiento de un negocio. Por lo tanto, cualquiera que sea la herramienta que esté utilizando para la gestión de la documentación, no solo le está ayudando a organizarse mejor, sino que también está creando las condiciones para mejorar su negocio de una manera muy profunda y completa.

Cada empresa tendrá una necesidad diferente respecto a este proceso de automatización:

La necesidad de cada empresa es diferente. Las empresas más pequeñas pueden apreciar la oportunidad de digitalizar los procesos manuales y físicos. Las empresas más grandes pueden apreciar las nuevas capacidades para integrar los datos de los documentos en varios flujos de trabajo de clientes, financieros, legales y de cumplimiento de normas de manera más eficiente y con un mayor nivel de granularidad. Y estas capacidades más sofisticadas son cada vez más accesibles y rentables gracias a las mejoras en la IA, la automatización robótica de procesos (RPA) y la nube. (searchcontentmanagement.techtarget.com)

En Dexon hemos utilizado esta herramienta en combinación con Business Process Management, y los resultados han sido sorprendentes. En muchas empresas se da el mismo caso: la herramienta se utiliza junto con otras herramientas, y estas otras herramientas le quitan el valor real a la documentación. La solución de gestión documental es la que establece y prepara toda la información de forma organizada, con estándares definidos para esta organización.

La gestión de documentos tiene además esta importante característica: puede establecerse de forma que se cumplan las normativas locales de cada país. Esto permite que la información se utilice para sus fines básicos y luego, de forma práctica, para la posterior optimización de todo tipo de procesos dentro de la organización.

El uso de la gestión documental también ayuda a la claridad de las acciones en los procesos internos de la organización, ya que ayuda a clarificar las diferentes acciones y las diferentes responsabilidades en el flujo de trabajo. Cuando se realiza cualquier acción, la herramienta almacena una memoria de quién la ha desarrollado, cuándo, e incluso cuántas actualizaciones ha tenido la actividad. A partir de esta memoria los gestores también pueden establecer un plan de mejora de las actividades fallidas y obsoletas.

La documentación de los productos hace posible que varios departamentos tengan el mismo acceso a los últimos cambios en los productos, lo que no sólo informa a las personas, sino que les permite tomar decisiones y acciones de calidad que apoyen la estrategia global de la organización. (zoominsoftware.com)

También se recomienda utilizar la herramienta de gestión de documentos junto con una solución de Service Desk, siempre y cuando esto ayude a centralizar la información y a gestionarla con una visión completa de la misma. Finalmente, un hecho que hemos visto es que esta herramienta se vuelve fundamental por la forma en que protege la información y le da a la empresa una confianza que le permite crecer aún más rápido a través de una toma de decisiones más segura.

La solución Dexon Business Process Management está hecha para garantizar la completa automatización de los procesos dentro de la organización. Pero, como complemento, proporcionará una completa automatización de los procesos de gestión documental. Con la solución, la organización podrá mejorar la productividad y tener más éxito con los clientes; y, con la ayuda de la automatización de la gestión documental, podrá mejorar el flujo de trabajo en la empresa y así la experiencia que tienen los empleados en el desarrollo de sus tareas.

Por esta razón, Dexon BPM se convierte en un aliado tanto para los clientes como para la propia empresa, es decir, para el conjunto de personas involucradas en los procesos de la organización y terceros. La razón es que tener claridad sobre los documentos de la compañía impacta directamente en cualquier otro proceso de la organización.

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