Document Management System (DMS): También se conocen como Electronic Document Management Systems. Son sistemas electrónicos de gestión documental que sirven para el manejo, control, seguimiento, organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Es decir, es una herramienta que “se enfoca en el control de documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eventual archivamiento” (Sathiadas y Wikramanayake, 2003, researchgate.net). En sus funciones se encuentra, además de lo ya mencionado “la creación de documentos, su almacenamiento y recuperación, administración, control de versiones, flujo de trabajo y formatos de entrega diversos (Sathiadas y Wikramanayake, 2003, researchgate.net).
Estos sistemas incluyen una variedad de herramientas que trabajan en conjunto con las tecnologías que dan soporte a los procesos de negocio, para extraer la información documental apropiada sin interrumpir ni interferir con la operación de la compañía.
Algunos de los beneficios de usar un DMS son (Sathiadas y Wikramanayake, 2003, researchgate.net):
– Bajos costos en la creación de documentos y baja utilización de papel.
– Rápido acceso a los documentos según los perfiles de cada usuario.
– Disponibilidad de la información para la toma de decisiones.
– Seguimiento de las regulaciones legales para el manejo de documentos e información.
– Fortalecimiento en la seguridad de la información y los documentos.
Por la importancia de estas herramientas en relación con la disponibilidad y seguridad de la información, las compañías deben buscar soluciones fáciles de usar y que permitan una adaptación flexible y apropiada a la estrategia corporativa.