Como ya dijimos, en un sentido muy básico la tarea que deben desarrollar los gerentes de proyecto es coordinar. Como un proyecto incluye diferentes instancias de la compañía, diferentes departamentos y actores, se ha supuesto que debe existir una persona encargada de garantizar que todas las actividades se desarrollen en los tiempos justos y que cada persona cumpla con sus tareas para que el trabajo de equipo alcance los resultados deseados. Entonces, el gerente de proyectos está ahí para asegurarse de que esta coordinación sea exitosa.

Por eso, entre otras cosas, un gerente debe al menos satisfacer dos exigencias: en primer lugar, debe tener un panorama amplio de los proyectos y de la compañía, porque desde esa mirada es desde donde puede observar todas las partes de la operación del negocio y asegurarse de que todo funcione coordinadamente; en segundo lugar, tiene que ser un buen comunicador, pues si no es capaz de llevar una información de un departamento a otro, su tarea como coordinador no puede tener buenos resultados. Además de estas cualidades esenciales, también debe saber priorizar el tiempo y resolver contratiempos que se puedan presentar en el desarrollo de los procesos (PM problems, 2019).

BPMS es la tecnología precisa para alcanzar estos altos grados de confiabilidad y cumplimiento, pues la solución enlaza todas las actividades en un sistema automático que guarda el mapa de toda la operación y genera avisos oportunos para que cada acción se haga en el momento en que debe hacerse, tanto en relación con los tiempos que los clientes esperan, como en relación con la coordinación precisa que necesitan los empleados para trabajar ordenadamente en equipo. BPMS garantiza que todo lo que se ha planteado como estructura y estrategia en el diseño de procesos se concrete realmente en las actividades.

Lo que se ha descubierto con esta metodología es que cuanta más solidez tiene el aspecto lógico y concreto, el que sirve para llevar a cabo las tareas rutinarias, mecánicas, repetitivas, más libertad se tiene para crear en otros aspectos del negocio, como en la búsqueda de nuevos clientes o en la creación de diferentes líneas de producto. Cuando una persona ha logrado establecer unos hábitos básicos que le garantizan salud y eficiencia en el manejo de su tiempo, puede disponer de mucha más libertad para aprender nuevas habilidades o profundizar en las que ya posee; de la misma manera, una compañía que ha automatizado una gran cantidad de procesos puede darse el lujo de dar tiempo a su parte creativa para buscar nuevas maneras de relacionarse con sus clientes o de generar nuevos productos.