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Cómo garantizar auditorías exitosas con automatización de procesos

Las entidades financieras deben responder numerosas veces en un año a las revisiones a que las somete la ley de cada región. Esto es fundamental para mantener la transparencia y la calidad de los procesos de estas entidades, pues por su papel en la vida de la población, es imprescindible que existan regulaciones que limiten y direccionen las posibilidades de estas entidades, y les garanticen a los usuarios un manejo correcto de su dinero y sus bienes. ¿Cómo pueden las entidades financieras garantizar auditorías exitosas? Es decir, ¿cómo pueden recibir un visto bueno de parte de quienes revisan sus procesos?

En primer lugar, es importante recordar algunos aspectos básicos de las auditorías. Una auditoría financiera es la revisión de los estados y balances financieros de una organización, llevada a cabo por un auditor independiente. El resultado de una auditoría es un reporte que expide el auditor, en el que señala si existen falencias en los procesos de la entidad. Estos reportes, además, presentan una gradación de posibles falencias: puede haber fallas graves, medias o bajas, y dependiendo de esto se toman medidas con respecto a la entidad.

Si hay solo algunos problemas leves, la organización recibe una notificación en la que se le pide que solucione esas fallas. Si hay problemas medios, recibe una petición similar, pero con un carácter más urgente. Y si hay problemas graves, la entidad puede ser sancionada con multas o con la suspensión de los permisos para seguir operando y prestando sus servicios al público. Dependiendo de la gravedad de lo que se encuentre, incluso puede haber sanciones individuales, como cárcel o multas más elevadas para gerentes o encargados de las finanzas. Por esto,

El propósito de una auditoría financiera es añadir credibilidad a la posición financiera y al rendimiento de una organización. Las comisiones de seguridad e intercambio requieren que las entidades con carácter público tengan registros de reportes anuales para ser auditados. De igual forma, quienes prestan dinero también necesitan auditorías de sus reportes financieros con respecto a alguna entidad a la que le presten. Los proveedores también pueden llegar a necesitar reportes auditados antes de poder extender créditos comerciales (aunque por lo general solo es necesario cuando el crédito solicitado es muy grande) (accountingtools.com).

Entonces, a partir de esto, es necesario comprender que para garantizar auditorías exitosas es necesario tener un firme apoyo en formas innovadoras de la tecnología de la información. La razón es que la cantidad de datos e información que las compañías manejan hoy ya no permite tener un manejo completo de todo el panorama financiero mediante herramientas manuales o con tecnología atrasada. Esto es aún más importante para compañías cuya función es precisamente el manejo financiero, como bancos, entidades de préstamo, cooperativas, etc.

Auditorías exitosas garantizadas con el uso de BPM

Con respecto a la presión y la presencia de la tecnología en los procesos corporativos, es necesario aclarar lo siguiente:

Otro mito dice que, mientras que la tecnología y la innovación están transformando prácticamente todas las facetas de la organización, las bases de las finanzas y la contabilidad, y los requisitos de los balances, no han cambiado mucho en los últimos años. Esto es falso.

Es importante que los gerentes y directivos entiendan rápidamente que la transformación digital impacta la totalidad de la operación, lo que significa que

El manejo financiero está atravesando las mismas trasformaciones radicales que todas las otras funciones corporativas, y puede decirse que incluso con mayor radicalidad. Las herramientas, procesos y expectativas han cambiado con el surgimiento de la tecnología financiera, la cadena de bloques, el Big Data y una serie de otras innovaciones (internalaudit360.com).

Es esta complejidad de lo tecnológico y lo financiero lo que hace necesario que los directivos conozcan las ventajas enormes de implementar soluciones de Business Process Management. Con estas podrán tener automatizadas todas las actividades de la compañía, lo que incluye tener un sistema que registra todos los movimientos financieros, gastos, pagos, inversiones, ingresos, ganancias, etc. Esto significa que un solo sistema integrado guardará la información de todos estos movimientos, lo que facilita la ejecución de operaciones de cálculo entre diferentes registros, el cruce de cuentas, y la combinación de la información según las necesidades de los reportes solicitados en una auditoría. Así, se garantizan auditorías exitosas.

BPM se convierte así en la herramienta básica de control de calidad financiera, es decir, en la calve para el cumplimiento de los deberes que toda compañía financiera tiene con el público y con la sociedad en general, mucho más hoy que los negocios están entrecruzados y la globalización permite que lo que pasa en China o Estados Unidos impacte las economías del resto del planeta.

Dexon BPM, nuestra solución de automatización de procesos puede cumplir esta función con total claridad, pues nuestra experiencia ha hecho que la adaptemos al cumplimiento de las obligaciones financieras de nuestros clientes, algunos de los cuales son entidades bancarias. Hemos visto cómo la tecnología sí es una clave imprescindible para el éxito de los procesos financieros en relación con la transparencia y la agilidad de las transacciones, sin importar las cantidades que se manejen en cada movimiento.

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