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¿Cómo acelerar la adaptación al teletrabajo?

A finales del siglo XX y principios del XXI muchas compañías ya tenían en marcha estrategias para la adopción del teletrabajo como una forma de mejorar sus procesos, agilizar su operación, incrementar sus ingresos y, en general, mejorar su competitividad. Sin embargo, estas organizaciones con visión no eran la mayoría. Una gran cantidad de compañías todavía buscaban cómo mantener sus formas tradicionales de funcionamiento y sacarle el mayor rendimiento. Sin embargo, la pandemia de Covid-19 introdujo una variable inesperada: el teletrabajo se aceleró y ya no es una opción, sino una necesidad.

Aunque algunas empresas han vuelto a abrir sus oficinas, la mayoría de los expertos prevén que el trabajo a distancia continuará después de la pandemia. Las empresas de casi todos los sectores siguen ofreciendo acuerdos de trabajo flexible permanente para satisfacer las necesidades de los empleados y contrarrestar la «Gran Renuncia», y los empleados también buscan esa flexibilidad. Una encuesta reciente realizada por Owl Labs reveló que uno de cada tres empleados que han trabajado desde casa durante la pandemia dijo que dejaría su trabajo si no puede seguir trabajando a distancia. Esa misma encuesta reveló que el 84 % de los trabajadores dicen ser más felices en el trabajo a distancia. (forbes.com)

Por eso, en la actualidad, para muchos directivos y gerentes la gran pregunta es cómo acelerar la adaptación al teletrabajo, pues el ritmo de los negocios a nivel global va a estar determinado por esta modalidad de trabajo en línea y en entornos virtuales. Así, la productividad y velocidad de los procesos va a crecer en los negocios con teletrabajo y las compañías que no tengan esta modalidad estarán en una clara desventaja:

Estos acuerdos no solo mejoran la felicidad de los empleados, sino que también han demostrado aumentar la productividad. La encuesta de Owl Labs también reveló que el 90 % de los empleados afirma tener el mismo nivel de productividad -o más- trabajando desde casa que en la oficina, y el 67 % señala que son más productivos en un entorno remoto. (forbes.com)

Teletrabajo y aceleración de procesos

Para que el teletrabajo realmente se adapte a los procesos de la organización y los trabajadores y el resto del equipo no pierdan la efectividad de la comunicación con esta innovación, es necesario que haya un plan claro de integración de toda la operación en plataformas digitales que coordinen el flujo de información y permitan que todo se logre en tiempo real y sin demoras en la transmisión de mensajes de todo tipo, según las necesidades da cada organización.

Muchas empresas ya están en proceso de convertir sus actuales estrategias de comunicación empresarial en una plataforma unificada, pero este cambio puede ser complejo. Invertir en la planificación es un paso fundamental para modernizar la forma de comunicarse de su equipo, y el proceso comienza con la identificación de las necesidades más críticas para su organización. Esto puede ayudar a evaluar qué proveedor puede ofrecer los servicios para ejecutar las necesidades más críticas de la empresa. Con el socio adecuado, su sistema podrá escalar con el crecimiento del negocio. (forbes.com)

La alineación es fundamental, porque sin esto lo que va a traer el teletrabajo es una desconexión entre los procesos y un detrimento de la calidad corporativa.

Entonces, la mejor manera de adaptarse al teletrabajo rápidamente es introducir en las herramientas de la compañía una solución de Business Process Management que sirva para alinear todas las actividades en un flujo de trabajo integrado y que pueda sistematizar y centralizar todas las comunicaciones que van a empezar a funcionar a través del elemento digital e informático. Con esta herramienta se puede lograr una planeación detallada de la transición al trabajo remoto y una estrategia que deje claro a los colaboradores y empleados cuáles serán las reglas de este nuevo método de trabajo.

Es necesario garantizar que la solución de BPM cuente con la funcionalidad de modelar los procesos, para lograr distinguir claramente cuales son las rutas clave de los procesos y donde es necesario agilizar la comunicación y adquirir herramientas seguras y rápidas para las labores de las personas que estarán trabajando desde sus casas y no compartirán un mismo espacio físico.

Con esto se puede saber si se necesitan herramientas para reuniones o solo para llamadas de audio, si es necesario contar con una alta capacidad para envío de archivos o basta con pocas gigas, etc. Además, se puede determinar cuántas actualizaciones de cada plataforma se requieren y para qué tipo de usuarios. Así, el trabajo remoto se convertirá en un generador de valor y competitividad y no en un desgaste innecesario.

En Dexon Software hemos sido promotores de este cambio a lo digital y al trabajo remoto desde antes de que se dieran las condiciones de la pandemia por coronavirus. Ya veníamos trabajando con clientes que empezaban a integrar la tecnología para mejorar sus procesos y facilitar las labores de sus trabajadores. Ahora, con estas nuevas condiciones, hemos podido contribuir aun más al desarrollo de habilidades de trabajo remoto con muchos nuevos clientes que han visto el claro beneficio que trae la automatización para un proceso de trabajo remoto con calidad y satisfacción de los clientes.

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