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Business Process Management y calidad de vida

La calidad de vida usualmente se relaciona con aspectos de carácter público: normativas estatales, distribución de la riqueza, espacios públicos, etc. Y es verdad que el componente de mayor peso en lo relativo a la calidad de nuestro tiempo cotidiano viene de allí; sin embargo, como las personas pasan una cantidad significativamente grande de tiempo en el trabajo, es importante que, además de las regulaciones laborales de carácter oficial, también haya ayudas que las organizaciones ofrezcan a sus colaboradores. En la actualidad, la tecnología informática es la mejor manera de acrecentar la calidad de vida, especialmente con Business Process Management.

Las organizaciones y compañías en el mundo son conjuntos de personas que se organizan y coordinan para alcanzar metas comunes. Generalmente tienen un cuerpo directivo que se encarga de organizar a las demás personas y asignar las funciones necesarias para alcanzar las metas. Así, se puede entender un negocio como el conjunto de acciones que ejecuta este grupo de personas para obtener ciertos resultados. En esa convivencia es donde se puede hablar de calidad de vida laboral.

¿Cuáles son los principales obstáculos para que haya calidad de vida en las organizaciones? En primer lugar, como se puede suponer, si estamos hablando de grupos de personas, el principal problema es el de la comunicación: mensajes complejos que deben pasar por diferentes personas implican un gran esfuerzo para que haya claridad y efectividad en la comunicación, implican información veraz y efectiva, dada en el momento oportuno.

Nos resulta difícil comunicar lo que queremos decir, porque creemos que esto afectará a lo que los demás piensan y sienten de nosotros, y que podemos acabar diciendo algo que no queríamos decir, lo que también afectaría a lo que los demás piensan y sienten de nosotros. También nos resulta difícil escuchar a los demás, porque pueden estar utilizando un lenguaje con el que no estamos familiarizados, o no estamos en la misma página. Y hay veces que nos cuesta escuchar, sobre todo cuando nos sentimos afectados, incluso atacados, por lo que oímos. (coachlippy.com)

Estas ideas, que se refieren originalmente a la comunicación entre personas en la vida familiar o social, se pueden aplicar perfectamente a la vida en una compañía. Así, una manera fundamental de llevar calidad de vida a los negocios es mejorar la comunicación. Por eso, para elevar la calidad de vida, Business Process Management es esencial, pues la automatización es un sinónimo de comunicación fluida y oportuna.

BPM, calidad de vida y comunicación

La solución Business Process Management se encarga de tomar todos los procesos de una organización, hacer un mapa de la estrategia y la estructura que se usarán para llevarlos a cabo, y después integrarlos todos en soluciones informáticas que garantizan una correcta coordinación entre las actividades del proceso. Es decir, la automatización mejora la comunicación entre actividades y entre las personas responsables de estas, pues garantiza que los mensajes se entreguen en el momento correcto y con la información apropiada: “La comunicación es una parte integral del BPM y esto es un hecho que no sorprenderá a nadie que tenga suficiente experiencia en este campo”.

Sin una apropiada comunicación BPM ni siquiera podría pensarse:

Cuando se trata de cambiar normas, procedimientos, hábitos, reglamentos, métodos, estrategias y demás, se encontrará con resistencia, a menos que todo el mundo esté de acuerdo con los cambios y comprenda la estrategia subyacente y el proceso en vigor. Los procedimientos y cambios no funcionarán si las actividades operativas y el flujo de trabajo no se alinean con la nueva estrategia. Como puede imaginarse, aquí es donde entra en juego alguien formado con maestría en el arte de la comunicación… (abpmp.org)

Las soluciones de BPM mejoran la calidad de vida en las organizaciones porque eliminan todas las fuentes de tensión relacionadas con una falla en la comunicación. En una organización con procesos automatizados, en la que todo pasa por programas digitales, no es posible que haya confusión o información engañosa, lo que elimina la posibilidad de personas que no cumplen con sus funciones. También se elimina la preocupación por no saber en qué momento actuar, lo que elimina la tendencia al miedo y la incertidumbre.

Así, el ambiente de trabajo se vuelve más liviano, porque hay una transparencia en las actividades. Además, el BPM permite ver con claridad el rol que cada persona cumple en la organización, lo que eleva la autoestima de cada trabajador, pues cada uno reconoce el valor de su propio trabajo dentro del equipo completo. Así, con menos incertidumbre se reduce la tensión y con mayor valoración aumenta el aprecio propio el bienestar y el gusto por el desarrollo de las tareas.

La alianza que hemos hecho con numerosos clientes nos ha permitido ver que nuestra solución Dexon Business Process Managment suite mejora radicalmente el ambiente laboral. Además, esto viene acompañado por una herramienta fácil, que ayudará en el desarrollo de las tareas y no exigirá tensiones extras por la necesidad de aprender cómo usarla o a adaptarla a cada usuario, porque es de manipulación intuitiva e inmediata. Así, hemos descubierto que las organizaciones no solo se vuelven mejores lugares para convivir, sino que mejoran sus ingresos al tener empleados más satisfechos y felices.

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