Business Intelligence puede entenderse como una tecnología enfocada en la gestión de los procesos externos de la organización: su relación con los clientes y la competitividad frente a otras organizaciones. Por eso lo que hace Business Intelligence es medir los resultados de las transacciones comerciales y tener claridad en las cifras concretas. Para esto lo que hace es tener presentes algunos indicadores clave de gestión y hacer uso de las tecnologías de analytics para presentar informes que sirvan para la toma de decisiones. Por eso es necesario que la solución pueda tomar la información actualizada y en tiempo real:

BI en tiempo real puede ayudar a tomar decisiones instantáneas, por ejemplo, si una compañía vende ropa en línea. La página web de la compañía y las cuentas asociadas en el call center de la organización deben tener la misma información actualizada en el mismo momento, en relación con los niveles de inventario. Así, si un cliente hace un requerimiento o hace un pedido de una prenda, y ese color y talla está agotada, el cliente puede recibir una respuesta para ser redirigido a otro producto similar.

Esto no significa, sin embargo, que la totalidad del negocio debe estar automatizada y enlazada, sino solamente una parte de este, es decir, la relacionada con estos procesos externos: “la mayoría de usuarios de BI pueden alcanzar sus metas de negocio si pueden revisar el comportamiento mensual o semanal del negocio en términos de números y tendencias de largo plazo, tales como comparaciones año a año” (searchbusinessanalytics.techtarget.com).