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BPM y la mejora continua

Una compañía mantiene su competitividad en la medida que haga que sus procesos sean cada vez mejores, más efectivos, más adecuados a las necesidades de los clientes. Si no mantiene esta mejora, entonces siempre habrá entidades más preparadas que ofrezcan servicios más llamativos para los usuarios, con lo que la empresa estará siempre en los últimos lugares de preferencia. Por eso es necesario reflexionar sobre lo que se conoce como el proceso de mejora continua, es decir, la capacidad de revisar permanentemente los procesos, identificar los lugares débiles en el flujo del proceso, y diseñar medidas para mejorar esos procesos. Hay una importante relación entre esta mejora continua y el BPM.

Lo primero que hay que entender es que para que esto tenga éxito se requiere de una alineación entre la arquitectura empresarial, que puede ser concebida como sinónimo de la estrategia del negocio, y la solución de BPM que se escoja para hacer la automatización de los procesos:

El ambiente global en el que vivimos hoy obliga a los negocios a trabajar con más inteligencia y a mejorar la coordinación entre la planeación y la ejecución para mejorar continuamente los procesos del negocio y optimizar los costos. Mientras que tanto BPM como la arquitectura empresarial tienen su propio valor, también es importante que trabajen en una sinergia para proveer juntos mejores resultados del negocio y una alineación estratégica del negocio y la Tecnología Informática. (bpminstitute.org)

A partir de ahí se puede desplegar una estrategia que busque la mejora continua mediante la identificación de las debilidades que hay en la operación.

Mejora con Business Process Management y la estrategia de negocio

La manera de usar la solución de BPM para garantizar la mejora continua es revisar el sistema de la solución para detectar los embotellamientos. Esto es posible porque BPM lleva un registro de todos los pasos del proceso y puede mostrarle al usuario métricas útiles para determinar dónde se necesitan las mejoras. Por ejemplo, se puede revisar por qué un proceso que fue diseñado para tomar un día, está tomando tres días, quién es el responsable de esa actividad, por qué está demorándose para tomar la decisión, etc. Así, se pueden tomar las medidas oportunas.

Con toda esta información, además, es posible adecuar la estrategia del negocio para que esta realmente le sirva a los propósitos del negocio y no que sea un obstáculo que se mantiene solo por hábito o por una creencia errada. Así, BPM ayuda a la mejora continua de una mejor manera si en estas adaptaciones se toma en consideración también la estrategia del negocio.

Cuando se despliegan al tiempo, BPM provee el contexto del negocio, el entendimiento y las métricas, y la arquitectura empresarial ofrece las habilidades para traducirla visión del negocio y su estrategia al cambio empresarial. Solo cuando están sostenidos en procesos adecuados de gobernanza y colaboración, pueden trabajar juntos el BPM y la arquitectura hacia las metas comunes de la compañía. (bpminstitute.org)

Además, es necesario tomar en cuenta que no se trata de una mejora indiferenciada, sino que hay que priorizar qué es lo que es más importante mejorar, para así no perder tiempo en adaptaciones que realmente no le aportan a la organización:

La estrategia de negocio debe abrazar la totalidad de la organización y seguir un enfoque de BPM. Para garantizar efectividad, toda mejora, sin importar con qué está relacionada, debe estar justificada por su contribución a la estrategia y las metas del negocio. Entonces, antes de iniciar cualquier proyecto, se debe entender claramente cuáles son las orientaciones del proyecto, empezando por la estrategia de la organización y sus objetivos de mejora. Además, es importante conocer el proceso que pertenece al alcance del proyecto y el lugar de estos procesos en la arquitectura empresarial de la organización. (researchgate.net)

Esto significa que la planeación es fundamental, para lo cual BPM también brinda una herramienta clave: el diseñador de procesos, con el que se puede determinar con claridad el curso de cada proceso y las metas a alcanzar. Además, como se puede hacer un simulador del proceso, la solución de BPM impacta la mejora continua porque la operación inicia con un proceso ya depurado y ágil, que necesita ajustes más sencillos y que no van a entorpecer el curso de las actividades.

La solución Dexon BPM está diseñada para traer todos estos beneficios. Como es una solución adaptable y flexible, se puede alinear perfectamente con la estrategia de negocios, o puede mostrar la necesidad de adaptar esa estrategia a las metas y a las posibilidades y los recursos reales del negocio. Entonces, es la solución perfecta para establecer una dinámica clara de mejora continua que impacte los procesos cada vez que estos se desplieguen y que tome en cuenta a los usuarios, directivos, clientes, etc., para conseguir una sinergia no solo entre BPM y estrategia del negocio, sino entre todos los involucrados en la operación.

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