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Bases de la automatización de procesos

En el estudio de la fisiología de cualquier ser vivo se intenta conocer el funcionamiento completo de los organismos y sus procesos. Para lograrlo lo que hacen los científicos es dividir el sistema en distintas partes, conocer sus funciones independientes y después pensar cómo esas partes funcionan en un todo. Así, por medio de la adición de partes se llega a conocer la totalidad. La razón de hacer esto es que es más fácil primero conocer las partes pequeñas y después intentar entender lo más grande.

De la misma forma, para automatizar un proceso es necesario primero saber de qué está compuesto, cuáles son sus partes y cuántas son, y después conocer cómo interactúan esas partes. Para automatizar la operación de una compañía también es importante conocer primero partes aisladas que permitan ir comprendiendo el funcionamiento global. Entonces, lo primero es conocer en qué consisten los procesos en sus niveles básicos.

Un proceso empresarial es un conjunto de tareas y actividades empresariales que, cuando son realizadas por personas o sistemas en un curso estructurado, producen un resultado que contribuye a los objetivos empresariales. Los procesos están en todas partes en una empresa. Desde la incorporación de nuevos empleados hasta las entrevistas de salida, la facturación a proveedores y las ventas. Todos los resultados empresariales son el resultado de tareas y actividades repetibles. (blog.processology.net)

Conocer estos aspectos es importante para la gerencia tanto como para los empleados, pues ayuda a entender el papel fundamental que cada uno cumple en el sistema total. Así, cada persona puede valorar su actividad y entender cómo esta actividad hace parte de un gran proyecto que termina por satisfacer las necesidades de los clientes y mover el comercio y los ingresos de la organización y de la persona individual. Así, además, la satisfacción del trabajador será mayor y su compromiso con su labor también crecerá.

Elementos básicos de los procesos

Actividades. Las actividades se pueden entender como la unidad básica de los procesos. Es como el átomo en la materia: eso que ya no puede descomponerse en pedazos más pequeños. Una actividad o acción puede ser contestar una llamada, redactar un informe con información financiera o cerrar la puerta al salir de una oficina con documentación sensible para la organización.

Las actividades se relacionan entre sí para generar el proceso total. Aun más importante que la acción, es la relación de esa acción con otras actividades, pues la coordinación de los movimientos es lo que genera el resultado final.

Evento. El evento son las condiciones necesarias para que se dé comienzo a una actividad inicial que, unida a otras, va a componer un proceso total: “Los eventos son las condiciones que deben existir para que el proceso se realice. Es algo que ocurre en contraposición a algo que se hace a propósito. Se puede considerar como el efecto que se produce después de que se haya dado una causa suficiente. Cada proceso comienza y termina con un evento” (managementstudyguide.com).

Input y output. Un input es el disparador, es el estímulo inicial, que viene del evento y que dispara el proceso. Por ejemplo, una petición de clientes es in input, la petición de un gerente de que se le presente un informe es un input, etc. El input viene de afuera del proceso y lo activa. Por su parte, el output es lo que sale del proceso, el resultado final: un producto, un servicio, una comunicación, una respuesta a los clientes. A partir de estos resultados es que se puede medir la efectividad de las actividades y del proceso general.

Información. Aunque muchas veces no se tiene en cuenta como parte de los procesos, es necesario tener presente que la información es la base de un correcto flujo de trabajo: “Es necesario poner a disposición de todas las entidades del proceso la información correcta. El trabajador debe tener la habilidad y debe conocer bien el procedimiento. El gestor debe recibir información continua para asegurarse de que la producción se ajusta a los objetivos y a lo previsto” (managementstudyguide.com).

Decisiones. Con base en la información que fluye continuamente de un lado a otro del proceso se toman decisiones en puntos clave de la operación. Esto es necesario, porque a pesar de que hay una planeación, se debe considerar que en cualquier momento pueden surgir dificultades o cosas no previstas. Por eso es necesario tomar decisiones de último momento, y estas solo pueden ser exitosas si se basan en información confiable y conocida por un buen número de los involucrados en la decisión.

Con Dexon Business Process Management suite Podemos conocer todos estos elementos antes de que empiece la operación. La herramienta cuenta con una funcionalidad para modelar y hacer un mapa de los procesos en el que se identifican los posibles eventos y, ante cada uno, los tipos inputs y las maneras de responder a ellos. Sobre todo, la herramienta permite que lo responsables de cada actividad cuenten con información y con comunicación en tiempo real para mantener el flujo de trabajo en movimiento y que los tiempos se cumplan a la perfección. Así, los clientes confían más y más en la organización y la tecnología se vuelve un generador de valor.

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