Dexon Software

Automatización y comunicación con BPM

Uno de los aspectos que más se ven impactados cuando se hace la implementación de una solución de Business Process Management es la velocidad y la calidad de la comunicación. Esto es consecuencia de la automatización que viven los procesos corporativos, porque cuando las conexiones entre las diferentes actividades tienen una comunicación inmediata y automática, se garantiza que los mensajes lleguen adecuadamente a cada persona y que cada actividad se haga en el momento oportuno, lo que impacta positivamente el cumplimento de todos los compromisos de la organización. Entonces, en primer lugar, la automatización mejora la comunicación.

¿Qué beneficios tiene esto para una organización? Se ha detectado repetidamente que muchas veces los llamados problemas corporativos no son más que dificultades en la comunicación, malas entregas de mensajes, malos entendidos, o fallas en los medios que debería entregar rápidamente un mensaje. Por eso la implementación de BPM y la automatización es desde el principio una mejora de la totalidad de los procesos corporativos:

Una vez que un proceso de negocio ha sido diseñado, es crítico que los líderes del negocio puedan comunicar esto apropiadamente a todos los usuarios. Todos los procesos, grandes o pequeños, deben ser formalizados y puestos en documentos. De esta forma pueden hacerse de una manera consistente en lugar de confiar solo en la memoria. Tener protocolos y reglas de procedimiento documentadas, ayuda a eliminar trabajo basado en intuiciones y permite que las excepciones se puedan manejar mucho más rápidamente (retailcustomerexperience.com).

Con la automatización que se logra mediante el sistema integrado de BPM, esos protocolos, reglas, estándares de calidad, hacen parte inevitable de la operación, y todos los que trabajan en la organización tenderán a linearse con estos gracias a la integración que brinda el sistema de BPM. Así, no se necesita el papel de una persona específicamente encargada de revisar el cumplimiento de cada una de las regulaciones, sino que el imple hecho de trabajar mediante la solución ya hace que cada persona haga lo que debe hacer en el momento en el que lo debe hacer.

Comunicación con BPM: una mejora en la eficiencia

Otro beneficio importante de la implementación de BPM consiste en que se posibilita el uso de diferentes canales para la comunicación, canales que están siempre disponibles para que los procesos mejoren radicalmente. Así, comunicaciones que no hacen parte del diseño inicial del proceso pueden llevarse a cabo. Por ejemplo, si un usuario tiene una pregunta urgente que no estaba contemplada en el proceso, o necesita pedir algún insumo extra, puede usar estos canales, con lo que los imprevistos también se resuelven más fácil y la operación vuelve a la normalidad:

Líneas de comunicación abiertas, y animar a que los usuarios compartan ideas de mejora con el equipo, ayudan a identificar con claridad cuáles son las experiencias

que tiene el equipo. Esto ayuda a describir cómo son los procesos actuales y qué puede ser mejorado. También va a ayudar a mantener una mentalidad de cambio entre la fuerza de trabajo que permite refinar y mejora continuamente los procesos, ya que todos estarán en contacto y se moverán en la misma página (retailcustomerexperience.com).

Entonces, la automatización no solo mejora los resultados finales del proceso, sino que mejora la experiencia que tienen los usuarios y empleados durante la operación. Así, mejora la calidad de vida de los trabajadores, directivos, accionistas, pues las presiones en el negocio se reducen y todas las actividades se desarrollan con calma y a un ritmo adecuado a los compromisos de la organización son sus clientes. Esto fortalece el trabajo en equipo y acerca a las personas que trabajan en este.

Finalmente, hay una mejora esencial que tiene que ver con la comunicación y la automatización: la atención de calidad a los clientes que confían en la compañía para satisfacer sus necesidades.

Comunicación, automatización y clientes

En últimas BPM afecta a los clientes y si ocurre un cambio particularmente significativo en relación con cómo la compañía ha manejado el negocio, entonces la comunicación con sus clientes es extremadamente importante. El cliente debe ser informado sobre los cambios de forma que esto sea no solo informativo, sino también conciso y simple para que pueda ser entendido por alguien externo a la organización. Es aquí que las relaciones públicas y el BPM deben trabajar juntos para lograr éxito en la comunicación de la información para los clientes relevantes (abpmp.org).

Por estar basada en una concepción de organización por procesos, la solución Dexon BPM impacta positivamente en primer lugar a los clientes, pues mejora la comunicación de la organización con estos y así consigue altos niveles de satisfacción entre la compañía y sus usuarios. Además, mejora las condiciones de trabajo para empleados y trabajadores en general, porque agiliza procesos y les quita cargas de tareas repetitivas y aburridas, para que puedan poner sus energías en la construcción de mejores procesos y formas de trabajo más satisfactorias. Dexon BPM es un aliado ideal para las comunicaciones que ocurren al interior y al exterior de la organización.

Post de interes

Compartir este post

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Utilizamos cookies para garantizar que obtenga la mejor experiencia en nuestro sitio web