Dexon Software

Automatización para el Knowledge Process Outsourcing

Los procesos de outsourcing requieren hoy de una avanzada tecnología informática que permita convertir los datos en información y la información en conocimiento para una buena automatización. Este conocimiento significa una oportunidad para que las compañías se vuelvan más competitivas por el desarrollo de valores añadidos a sus productos y servicios. Entonces, una buena manera de empezar a convertir los datos en conocimiento es tener toda la información posible de la organización en formatos digitales que puedan ser manejados por herramientas de software.

Esto es lo que se logra con sistematizaciones que buscan la automatización de los procesos. Las soluciones de Business Process Management buscan tener todas las actividades de la organización en un sistema integrado que se basa en herramientas de información y comunicación digital. Con esto todo queda enlazado y es fácil rastrear los procesos y detectar los lugares donde hay dificultades o retrasos.

Por supuesto, esto hace que la mejora continua sea mucho más efectiva, y así se puede pensar en que la compañía crezca cada vez más, a un ritmo controlado y predecible. Además, la automatización mejora la calidad de vida de los trabajadores de la organización, pues tienen el apoyo de herramientas precisas que mantienen el adecuado ritmo de las operaciones y evitan que las personas deban preocuparse por memorizar todas las tareas que tienen que desarrollar. Finalmente, esto redunda en satisfacción para los clientes, porque reciben un mejor producto o servicio, en tiempos más cortos y con una mejor atención a sus peticiones.

La automatización simplifica el intercambio de datos entre las múltiples aplicaciones que utilizan las líneas y áreas de negocio. Facilita un acceso a los datos más fluido y rápido. Por ejemplo, si la organización utiliza una aplicación de recursos humanos para gestionar los pagos de salarios, ahora puede conectarla a otras aplicaciones que ayudan a gestionar otros procesos, como la contratación y la incorporación de empleados. Recursos Humanos puede tener una visión mejor y más rápida del trabajo de todo el departamento. (forbes.com)

Para resumir estos beneficios del BPM, tal vez lo más importante sea señalar la mejora en la velocidad de las decisiones, pues el BPM permite que se tomen con base en información actualizada en tiempo real.

Los directivos pueden tener información inmediata sobre el número de solicitudes abiertas, las que no se han asignado, el estado, quién está trabajando en un proyecto, qué falta y quién ha cometido un error, por ejemplo. Los problemas son más fáciles de resolver y se pueden tomar decisiones más rápidas. Las empresas pueden responder antes a las peticiones de los clientes y tener pleno acceso a lo que ocurre con sus solicitudes. (forbes.com).

Información automática para generar conocimiento

Todos estos beneficios se suman hoy a la posibilidad que ofrece esta tecnología de tener la información lista para hacer todo tipo de análisis y sacar conclusiones claras para la toma de decisiones clave. Estas decisiones, basadas en conocimiento concreto, tendrán un impacto más decisivo en el futuro de la compañía que otras basadas en información no segura o en intuiciones probables.

Es por esto que las soluciones de BPM son hoy una ayuda necesaria para que la información pueda ser rápidamente transformada en conocimiento. Como la automatización hace pasar todas las actividades por los sistemas informáticos, cada una de las transacciones, los movimientos, los requerimientos, los mensajes, las respuestas, las cifras, los momentos exactos de cada una de estas cosas, queda grabada en el sistema y genera un dato que puede combinarse con todos los demás para determinar tendencias, descubrir falencias o potenciar fortalezas.

Por ejemplo, si se combina la información de las ventas con la época precisa del año en que se dan con mayor fuerza y a esto se suma el perfil de los clientes, es posible descubrir que cierta porción de los usuarios de la compañía necesita determinados productos en determinadas condiciones climáticas o por otras características de la temporada. Así, la compañía puede focalizar mejor sus campañas y solucionar las necesidades específicas de cada población.

Para que una compañía de Knowledge Process Outsourcing pueda ofrecer este tipo de análisis debe contar con esa automatización, para que la información que analice se encuentre actualizada en tiempo real y sea confiable:

Una de las ventajas del software financiero en tiempo real es que permite a las empresas tomar decisiones clave de gestión en el momento necesario. Por ejemplo, un competidor puede estar llevando a cabo una promoción que afecta a sus resultados. Usted puede notar la caída de las ventas sin razón aparente a través de su software. Un análisis más detallado puede revelar que un competidor está llevando a cabo un programa de frecuencia que le está robando clientes. El rápido acceso a la información financiera le permite tener tiempo para aplicar una estrategia de marketing que combata la promoción de su competidor ahora, y no dentro de un mes, cuando sea demasiado tarde. (business2community.com)

Nuestra solución Dexon BPM se esta convirtiendo en una aliada de las organizaciones de KPO porque ofrece precisamente esta posibilidad de automatización de los procesos y de análisis de información actualizada. Nuestra experiencia nos ha mostrado que hacer la transformación de datos a conocimiento a partir de la automatización de procesos es mucho más efectivo que empezar a tomar datos que no están integrados en un mismo sistema y después intentar combinarlos para hacer análisis. Esto hace que las respuestas del análisis se vuelvan menos seguras. En cambio, la automatización garantiza la efectividad del conocimiento y el éxito de las decisiones. 

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