Otra razón de importancia tiene que ver con la calidad y claridad de los procesos documentales. Utilizar medios electrónicos hace que la manipulación, confección, ordenación, protección, etc., de los documentos corporativos resulte más ágil y garantice una claridad de la información contenida en ellos. Así habrá transparencia en aquellas presentaciones que deben realizarse ante entidades oficiales, como informes financieros, inventarios de patrimonio, etc., y también se optimizarán los procesos que requieren manejo documental detallado, como los procesos de recursos humanos o el manejo de datos de ventas y clientes. Muchas normas de calidad exigen que la cantidad de papel también se reduzca, y en muchas auditorias esto es ya una realidad palpable.

Si en su compañía todavía no se ha planteado la necesidad de utilizar herramientas de gestión para lograr alcanzar estos nuevos estándares con respecto a la utilización de papel, o se desconocen las nuevas regulaciones oficiales y de estándares de calidad, es un buen momento para sentarse y evaluar diferentes soluciones y herramientas que pueden ayudarlo: “en otras palabras: reciclar es algo bueno, pero reducir nuestra dependencia del papel es todavía mejor” (forbes.com).

Las soluciones de Document Management son las más apropiadas actualmente, aunque se puede contar con su versión más amplia, y que abarca un mayor rango de funcionalidades, conocida como el Knowledge Management. Todo esto, a su vez, queda cobijado dentro de las soluciones de Business Process Management, cuyas versiones más avanzadas incluyen ese aspecto de gestión documental. Con ellas no sólo se reducirá la cantidad de papel en su empresa, sino que además esta reducción significará una mejor gestión en general de todos los procesos de su negocio, y una mayor claridad con respecto al comportamiento de la entidad.

La solución Dexon Business Process Management es una solución integral porque además de las funcionalidades de diseño de procesos y de automatización de actividades, garantiza una gestión documental digital y también automática, con lo que hace que los negocios que la implementan mejoren en la calidad de su situación financiera y que contribuyan al mismo tiempo a la sostenibilidad ambiental en el planeta.