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5 ventajas de contar con un modelador de procesos

El modelador de procesos es una funcionalidad normalmente asociada a las soluciones de Business Process Management (BPM). Esta herramienta permite diseñar procesos antes de llevarlos a la práctica concreta y saber en qué puntos puede haber atascamientos o problemas, gracias a la posibilidad de hacer simulacros de la operación. ¿Qué ventajas trae para una compañía contar con un modelador de procesos?

1. Previsión de dificultades

Todo proceso tiene una serie de puntos débiles que si son vistos de antemano pueden ahorrarle a la compañía mucho tiempo y dinero. Para poder verlos antes de que se manifiesten y alteren el desarrollo de la operación, el modelador de procesos es esencial, porque da una perspectiva general de cómo se llevarán a cabo cada una de las actividades, quiénes serán los responsables, qué tiempos de reacción se establecerán, etc. Y de esta manera se podrá ver en qué condiciones los procedimientos pueden llegar a presentar problemas, por ejemplo, cuándo varios de los responsables están atendiendo tareas al mismo tiempo, o si hay varias tareas con el mismo nivel de prioridad y necesitan escalonarse con mayor detalle. De esta manera pueden establecerse planes de contingencia ante estas dificultades.

Cualquier ejercicio de BPM requiere un mapa completo. Esto se necesita para ayudar a los usuarios a entender mejor sus procesos actuales y empezar análisis y discusiones sobre cómo pueden trabajar mejor esos procesos. Las soluciones de diseño ofrecen las herramientas básicas para hacer que la creación inicial de un m apa de procesos sea fácil para nuevos usuarios. También es posible publicaren línea y compartir un mapa completo de procesos dentro de la compañía, para aumentar el nivel de conocimiento de cómo funciona el negocio en el día a día. (bptrends.com)

2. Apertura de posibilidades

Muchas veces las entidades se estancan porque dejan de percibir las posibilidades que tienen de mejorar sus actividades, o de incluir nuevas actividades que otorguen más valor a los productos que ofrece. Esto ocurre porque solo se presta atención a la actividad inmediata, y a resolver los asuntos que van saliendo a cada paso. Con el modelador de procesos los encargados pueden tener un panorama más amplio de las operaciones y pueden empezar a percibir posibilidades nuevas de mejorar y optimizar la operación, o de ver tiempos muertos que pueden usarse con nuevas operaciones o para la mejoría de las condiciones del equipo de trabajo.

3. Diseño a la medida

Normalmente, cuando se implementa una solución de software para un negocio, esta tiene ciertas características que pueden resultar rígidas para las necesidades de quien la va a utilizar. Con un modelador de procesos es posible establecer con claridad cuáles son las verdaderas necesidades de la compañía, y saber cómo la herramienta de software puede adaptarse de la mejor manera a estas necesidades. Con un diseño previo de los procesos es posible ver variables tales como el número de personas involucradas, los tiempos requeridos, las prioridades, los permisos de acción, etc., para que la solución pueda adaptarse.

4. Complejidad de los procesos

Si una compañía lleva a cabo diferentes procesos y la complejidad de cada uno es también considerable, entonces requiere de una planeación estratégica mucho más adecuada, sobre todo en lo relativo a la manera en que estos procesos simultáneos se articularán entre sí. Para eso un modelador de procesos es esencial, sobre todo por la posibilidad de hacer simulaciones de la operación:

No se consigue mucho si se identifican las ineficiencias y se hacen cambios esperando una mejora, pero se encuentra después que el tiempo y los recursos necesarios para completar los nuevos procesos siguen siendo los mismos que antes. Al hacer cambios anticipados mediante un simulador de procesos, es posible darse cuenta de esto problema antes de tomarse el tiempo para reentrenar al personal e intentar poner el proceso actualizado. Así, se puede predecir mejor y planear la cantidad de tiempo y los recursos que necesitará la nueva versión del proceso, lo que lleva a una mejor preparación y a menor desperdicio. (bptrends.com)

5. Mejora continua

Cuando se detectan falencias y no se cuenta con un modelador de procesos, es difícil arreglarlas adecuadamente. Sin embargo, con esta herramienta es posible generar el cambio necesario para la mejoría en el diseño del proceso, y después introducirlo gradualmente y estratégicamente en la operación, sin alterarla significativamente. Así, el proceso de mejora continua es realmente sostenido y permite una planeación clara que traiga resultados concretos en plazos específicos. Esto va acorde con la filosofía de que solo lo que se puede medir se puede mejorar, porque las cifras ayudan a establecer las meta a lograr.

La solución Dexon BPM cuenta con todas estas funcionalidades y les entrega a los usuarios una facilidad muy grande para su uso. Es una solución rápida, fácil de implementar y de adaptar a los procesos de la organización, y que integra todas las tareas que se desarrollan en la compañía. De esta forma nuestros clientes tienen el respaldo de saber que sus procesos son adecuados y funcionan de la mejor manera ara alcanzar las metas propuestas.

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